Es gibt verschiedene Methoden, eine Access-Datenbank in einer neu entwickelte Webanwendung zu migrieren; warum Sie diesen Schritt in Erwägung ziehen sollten und welche Methode für Sie Sinn machen kann, können Sie in diesem Blogpost nachlesen.
Nicht jeder Umzug ist gleich. (Bild: OpenAI / Dall-E)
Der Umstieg von einer Access-Anwendung zu einer Webanwendung ist ein wichtiger, aber auch involvierter Prozess, der sorgfältige Überlegungen, Planung und eine gewissenhafte Ausführung benötigt. Am Ende des Umzugs warten zahlreiche Vorteile – aber der Weg dorthin kann auf unterschiedliche Arten begangen werden.
In diesem Blogpost schlüsseln wir für Sie auf, welche Vorteile der Umstieg von Access auf eine Webanwendung für Ihr Unternehmen haben kann. Anschließend stellen wir verschiedene Umzugsmethoden vor und bewerten sie anhand ihrer eigenen Vor- und Nachteile, damit Sie eine informierte Entscheidung treffen können.
Fünf gute Gründe für eine Migration zu einer Webanwendung
1. Keine Wartung von Access-Software auf den Clients: Die Wartung und die Aktualisierung der Access-Software auf den individuellen Clients entfällt, was die administrativen Kosten und den Wartungsaufwand erheblich reduziert.
2. Weniger Schulung wegen gewohntem Interface: Heutzutage sind die meisten Nutzer an Webanwendungen gewöhnt. Dieses intuitive Verständnis führt zu einer Verringerung des Schulungsaufwands, und damit zu einer Ersparnis von Zeit und Kosten.
3. Hohe Kompatibilität und mobiles Arbeiten: Webanwendungen erleichtern die Arbeit im Homeoffice. Sie bieten oft eine bessere Performance als Desktopanwendungen und sind unabhängig vom Betriebssystem oder dem Endgerät;Webanwendungen laufen gleichermaßen auf Computern, Tablets und Smartphones, auf Windows, iOS, Linux oder Android.
4. Bessere Performance und weniger Infrastruktur: Die Performance einer Webanwendung, insbesondere über das Internet, ist oft erheblich besser. Es besteht außerdem kein Bedarf für teure, benutzerfeindliche und wartungsintensive Virtual-Desktop-Infrastrukturen mehr.
5. Höhere Sicherheit: Mit zentralen Login-Systemen kann die Sicherheit deutlich verbessert werden. Zugriffskontrollen und das Logging von Zugriffen können effizienter umgesetzt werden, um die Anforderungen der DSGVO und ISO 27001 (Informationssicherheit) zu erfüllen.
Zwei Migrationsansätze im Vergleich
Möchten Sie Ihre Access-Datenbank in eine Webanwendung migrieren, gibt es im Grunde zwei unterschiedliche Ansätze. Entweder Sie entwickeln eine Webanwendung und ziehen an einem bestimmten Stichtag mit Ihrer ganzen Datenbank um, oder Sie betreiben Access und eine Webanwendung parallel zueinander, bis alle Funktionen migriert sind.
Beide Ansätze haben ihre jeweils eigenen Vor- und Nachteile. Welche Methode also vorzuziehen ist, hängt ganz von Ihrem Unternehmen, den Rahmenbedingungen und der Datenbank ab. Wir haben die Vor- und Nachteile im Folgenden für Sie aufgeschlüsselt und die jeweiligen Projektabläufe kurz skizziert.
Webanwendungen können Ihre Daten sicherer machen. (Bild: OpenAI / DALL-E)
Ansatz 1: Access zunächst behalten, die Webanwendung neu entwickeln und zu einem Stichtag umschalten
Bei diesem Ansatz für die Webanwendung parallel zum Weiterbetrieb der Access-Datenbank entwickelt. Ist die Webanwendung fertig, wird an einem Stichtag umgeschaltet und auf die Webanwendung gewechselt.
Vor- und Nachteile im Vergleich
| Vorteile | Nachteile |
| Komplett neue Datenstruktur: Die Datenstruktur kann komplett neu gestaltet werden, ohne die Altlasten der bestehenden Access-Datenbank mitzuschleppen. | Hohe Anfangsinvestition: Die initialen Kosten für die Entwicklung sind hoch, da die gesamte Anwendung neu erstellt werden muss. |
| Saubere neue Lösung: Man erhält eine moderne, saubere Lösung, die den aktuellen technischen und funktionalen Anforderungen entspricht. | Wartezeit vor Nutzung: Die gesamte Webanwendung muss fertig entwickelt sein, ehe man von den Vorteilen profitieren kann. |
| Niedrigere Kosten über die gesamte Laufzeit: Obwohl die Anfangsinvestitionen hoch sind, ist eine optimierte Lösung im Betrieb langfristig günstiger. | Unsichtbare Entwicklung: Während der Entwicklungsphase sieht man lange keine Ergebnisse, was zu Frustration führen kann. |
| Risiko der Verzettelung: Es besteht das Risiko, dass das Projekt aus dem Ruder läuft und sich verzögert. | |
| Niedrigere Benutzerakzeptanz bei schlagartigem Wechsel: Der Wechsel kann die Benutzerakzeptanz senken, da Anwender nicht schrittweise an die neue Umgebung gewöhnt wurden. |
Projektablauf
1. Workshops zu den Zielen und Möglichkeiten der Webanwendung: In Workshops werden die Ziele und Möglichkeiten der Webanwendung definiert.
2. Anforderungen definieren: Die Anforderungen an die neue Webanwendung werden detailliert festgelegt und festgehalten.
3. Entwicklung der neuen Webanwendung: Die Webanwendung wird entwickelt. Als Vorlage dienen die in Schritt 2 festgelegten Anforderungen.
4. Erstellung eines Datenkonvertierungs-Tools: Ein Tool zur Datenkonvertierung von Access zur Webanwendung wird entwickelt.
5. Datenkonvertierung zum Stichtag: Am festgelegten Stichtag werden die Daten konvertiert, die alte Access-Datenbank abgeschaltet und die neue Datenbank in Betrieb genommen.
Ansatz 2: Die Access-Datenbank weiterbetreiben und nach und nach die Funktionalität der Webanwendung aufbauen
Dieser Ansatz sieht vor, die Access-Datenbank während der Entwicklungszeit parallel zur Webanwendung zu operieren und Letztere schrittweise mit neuen Funktionen auszustatten, ehe der Umzug schließlich komplett ist.
Vor- und Nachteile im Vergleich
| Vorteile | Nachteile |
| Parallelnutzung von alter und neuer Anwendung: Die alte Access-Datenbank und die Webanwendung können parallel benutzt werden. | Mitnahme von Altlasten: Die alte Datenstruktur wird mitgenommen, was die Effizienz der neuen Anwendung beeinträchtigen kann. |
| Fokus auf wichtige Funktionen: Die Entwicklung kann auf die wichtigsten Bereiche fokussiert werden. Funktionen, die in Access Probleme machen oder fehlen, werden zuerst in der Webanwendung umgesetzt. | Doppelter Pflegeaufwand: Während der Übergangsphase müssen zwei Systeme parallel gepflegt werden. Das sorgt für viel zusätzlichen Aufwand. |
| Frühes Benutzerfeedback: Feedack kann frühzeitig eingeholt und agil in die Entwicklung integriert werden. | Höhere Gesamtkosten durch Parallelbetrieb: Auf lange Sicht können die Kosten gegenüber dem ersten Ansatz etwas höher sein, da zwei Systeme parallel betrieben werden müssen. |
| Sanfte Migration: Es gibt keinen abrupten Wechsel, sondern einen sanften Übergang. Das erhöht die Akzeptanz der Andwender. | |
| Keine Notwendigkeit für ein Tool zur Datenkonvertierung: Die gleiche Datenbank wird von beiden Systemen genutzt, wodurch der Aufwand für die Datenkonvertierung entfällt. |
Projektablauf
1. Workshops zur Ziel- und Funktionsentwicklung: Ziele und die Reihenfolge der Funktionsentwicklung werden in Workshops definiert.
2. Aufteilung der Access-Datenbank: Ggf. wird die Access-Datenbank auf Frontend (Access-Formulare und Berichte) und Backend (SQL-Server) aufgeteilt.
3. SQL-Server-Backend-Optimierung: Das Backend wird für die gleichzeitige Nutzung durch Access und die neue Webanwendung vorbereitet und optimiert.
4. Erste Funktion in der Webanwendung umsetzen: Die erste Funktion, die den größten Nutzen und die höchste Akzeptanz bei den Benutzern bringt, wird implementiert.
5. Bereitstellung und Feedback: Diese Funktion wird den Benutzern zur Verfügung gestellt und Feedback eingeholt. Auf Basis des Feedbacks werden die nächsten Schritte geplant.
6. Schrittweise Implementierung aller Funktionen: Nach und nach werden alle Funktionen der Access-Anwendung in die Webanwendung übertragen. Dieser Prozess kann sich über mehrere Jahre erstrecken, wodurch die Investitionen gestreckt werden.
7. Abschaltung der Access-Anwendung: Sobald die Webanwendung sich bewährt hat und die meisten Benutzer gewechselt sind, kann die Access-Anwendung abgeschaltet werden.
Fazit
Beide Ansätze haben spezifische Vor- und Nachteile und erfordern eine sorgfältige Abwägung der jeweiligen Anforderungen, Ressourcen und langfristigen Ziele des Unternehmens.
Während Ansatz 1 eine komplette Neuentwicklung erfordert und damit höhere Anfangskosten verursacht, bietet er langfristig eine saubere und moderne Lösung ohne Altlasten. Ansatz 2 ermöglicht eine schrittweise Migration mit geringeren Anfangsinvestitionen und einem sanften Übergang, birgt jedoch das Risiko, Altlasten mitzuschleppen und hat einen Kosten- und Pflegeaufwand durch den langen Parallelbetrieb von Access und der neuen Webanwendung.
Wenn Sie eine persönliche Beratung wünschen, sich für die Migration Ihrer Access-Datenbank in eine Webanwendung interessieren, oder weitere Fragen oder Anmerkungen zu diesem Blogpost haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Die K&K Software steht sehr über 20 Jahren für zuverlässige IT-Expertise im Raum Unterfranken und darüber hinaus.
